La Współpraca offline w pakiecie Office i usłudze Microsoft 365 Stał się on niezbędny dla każdego, kto pracuje zdalnie, często podróżuje lub korzysta z zawodnego połączenia internetowego. Stare powiedzenie „Bez sieci nic nie zdziałam” nie jest już aktualne: dziś można bez problemu kontynuować edycję dokumentów, koordynować pracę zespołów i weryfikować licencje nawet po chwilowym odłączeniu od sieci.
W tym przewodniku przyjrzymy się spokojnie i szczegółowo, Jak kontynuować pracę w trybie offline z pakietem Office i usługą Microsoft 365Czym właściwie jest rozszerzony dostęp offline, jak go skonfigurować za pośrednictwem zasad grupy lub rejestru, co dzieje się ze współtworzeniem w programach Word, Excel i PowerPoint, gdy nie ma dostępu do Internetu, jaką rolę w tym wszystkim odgrywają usługi OneDrive, SharePoint, Outlook i Teams oraz co można zrobić, gdy subskrypcja przejdzie w tryb ograniczonej funkcjonalności? Umożliwia tylko przeglądanie, nie edycję..
Co oznacza współpraca offline w pakiecie Office i usłudze Microsoft 365?
Kiedy mówimy o współpraca offline w pakiecie Office Nie mówimy tu tylko o możliwości otwarcia pliku bez dostępu do Internetu, ale o czymś bardziej ambitnym: kontynuuj pracę nad dokumentami, arkuszami kalkulacyjnymi, prezentacjami i notatkami bez łączności, a następnie integrować te zmiany z resztą zespołu, zachowując historię wersji, współautorstwo i uprawnienia dostępu.
W usłudze Microsoft 365 jest to możliwe dzięki połączeniu kilku elementów: rozszerzony dostęp do licencji offline aby aplikacje działały przez wiele miesięcy w trybie offline, synchronizacja plików za pośrednictwem usługi OneDrive i programu SharePoint, współtworzenie w czasie rzeczywistym po powrocie do trybu online oraz modele współpracy z użytkownikami zewnętrznymi (B2B, goście grupowi, federacja w programie Skype dla firm i Zespoły Microsoft).
Dzięki takiemu podejściu użytkownicy pracujący w domu, w lokalizacjach zdalnych, a nawet w wysoce bezpieczne i odizolowane środowiska Użytkownicy mogą nadal normalnie korzystać z aplikacji Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, Publisher, Access i innych składników pakietu Microsoft 365, nawet jeśli przez dłuższy czas nie mają otwartej przeglądarki.
Ponadto platforma umożliwia udział różnym uczestnikom – wewnętrznym i zewnętrznym w Twojej organizacji – współpracować nad tymi samymi plikamiBierz udział w spotkaniach online, gdy masz połączenie z Internetem, udostępniaj dokumenty i prowadź rozmowy za pośrednictwem aplikacji Teams, Yammer lub poczty e-mail, nie martwiąc się o to, że czasami brak dostępu do sieci blokuje pracę.
Rozszerzony dostęp offline w aplikacjach Microsoft 365 dla firm
Jednym z filarów umożliwiających prawidłowe działanie pakietu Office bez Internetu jest Rozszerzony dostęp offline aplikacji Microsoft 365 dla firm. Ta funkcja pozwala urządzeniu zachować ważną aktywację do 180 dni bez konieczności ponownego łączenia się z serwerami Microsoft w celu sprawdzenia licencji.
Ten tryb jest przeznaczony dla bardzo specyficznych profili: użytkowników, którzy się przemieszczają lokalizacje z minimalną lub nieistniejącą łącznościąZespoły pracujące w sieciach zamkniętych ze względów bezpieczeństwa lub profesjonaliści spędzający miesiące poza domem, na przykład na kampaniach terenowych lub na morzu – dla nich konieczność łączenia się co kilka dni byłaby po prostu niepraktyczna.
Aby skorzystać z tej opcji, organizacja musi mieć aktywna subskrypcja aplikacji Microsoft 365 i mieć zainstalowany co najmniej pakiet Office 2002 na komputerach z systemem Windows. Ponadto dział IT musi wyraźnie zezwolić na rozszerzony dostęp offline, za pośrednictwem zasad grupy lub poprzez modyfikację rejestru.
Po skonfigurowaniu użytkownik może normalnie korzystać z urządzenia. Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, Publisher, Access a także edycje subskrypcyjne Project i Visio w systemie Windows, bez konieczności ciągłej walidacji systemu. Jedynym wymogiem jest, aby urządzenie od czasu do czasu miało możliwość odnowić te 180 dniz wyjątkiem scenariuszy, w których zarządzana jest rozbudowa ręczna.
Przejrzyste informacje o licencji są widoczne w samym interfejsie pakietu Office, na stronie konta aplikacji Microsoft 365: nazwa urządzenia, data ważności i łącze do strony pomocy, aby rozszerzyć lub sprawdzić dostęp offline, co daje użytkownikowi znaczny spokój ducha.
W jaki sposób IT umożliwia rozszerzony dostęp offline
Użytkownik końcowy nie aktywuje samodzielnie rozszerzonego dostępu offline; To jest dział IT Kto przygotowuje go podczas wdrażania pakietu Office. Proces rozpoczyna się od instalacji aplikacji Microsoft 365 dla firm na komputerach, które tego potrzebują.
Po zainstalowaniu pakietu Office organizacja musi wybrać odpowiednią opcję „rozszerzone użytkowanie offline”Można to zrobić na dwa sposoby: za pomocą zasad grupy (GPO), co jest bardzo przydatne w środowiskach korporacyjnych z domeną, lub poprzez edycję określonych kluczy w rejestrze systemu Windows, co jest praktycznym rozwiązaniem w przypadku komputerów odizolowanych od siebie lub scenariuszy, w których GPO nie są używane.
Po zastosowaniu konfiguracji pracownik loguje się do systemu Windows za pomocą swojego loginu i hasła. Identyfikator logowania do konta firmowego Microsoft (dawniej Azure AD), otwiera Worda, Excela lub inną aplikację pakietu Office i przeprowadza standardową weryfikację licencji. Od tego momentu komputer jest autoryzowany do pozostania w trybie offline przez do sześciu miesięcy utrzymywanie aplikacji aktywnych.
W oknie Konta każdej aplikacji, w sekcji informacji o produkcie, użytkownik może dokładnie sprawdzić, do której daty ważna jest aktywacja w trybie rozszerzonym, i uzyskać dostęp do łącza pomocy technicznej, jeśli potrzebuje więcej szczegółów lub jeśli dział IT wskazał, że musi ręcznie odnów okres.
Włącz rozszerzony dostęp offline za pomocą zasad grupy
W średnich i dużych organizacjach najwygodniejszym sposobem zarządzania rozszerzonym dostępem offline jest zasady grupyDzięki temu konfigurację można zastosować w setkach lub tysiącach urządzeń w sposób scentralizowany i spójny, bez konieczności ręcznego konfigurowania każdej maszyny z osobna.
Pierwszą rzeczą, którą musi zrobić administrator, jest pobranie i zainstalowanie Pliki szablonów administracyjnych pakietu Office (ADMX/ADML) Szablony te, zaktualizowane w Centrum pobierania Microsoft, obejmują opcje licencjonowania, w szczególności ustawienie rozszerzonego użytkowania w trybie offline.
Po włączeniu szablonów do środowiska GPO należy zlokalizować politykę o nazwie „Włącz rozszerzone użytkowanie offline”Ta polityka, dostępna w ścieżce Konfiguracja komputera → Zasady → Szablony administracyjne → Microsoft Office → Ustawienia licencjonowania, kontroluje, jak długo urządzenia mogą działać bez Internetu.
Włączenie tej zasady spowoduje, że wszystkie komputery objęte GPO będą obsługiwać tryb rozszerzonej licencji offline. Z punktu widzenia użytkownika zmiany są praktycznie niewidoczne. Aplikacje aktywują się w ten sam sposóbJednak wewnętrzny licznik, który decyduje o przejściu w tryb ograniczonej funkcjonalności, został znacznie rozbudowany.
Jeśli w dowolnym momencie organizacja zdecyduje się na zmianę kursu, może po prostu powrócić do tej samej polityki, wyłączyć ją lub pozostawić jako „Nieskonfigurowaną”, a urządzenia będą ponownie wymagały częstsze połączenia internetowe aby zweryfikować subskrypcję, tak jak miało to miejsce w modelu standardowym.
Konfigurowanie rozszerzonego dostępu offline za pomocą rejestru systemu Windows
W środowiskach bez domeny, z niewielką liczbą maszyn lub z różnymi zasadami administracyjnymi może to być bardziej bezpośrednie Włącz rozszerzony dostęp offline, edytując rejestrChoć wymaga większej uwagi, jest to w pełni obsługiwana opcja.
Chodzi o ustawienie konkretnej wartości DWORD w kluczach zasad pakietu Office. Aby włączyć tę funkcję, należy utworzyć (lub zmodyfikować) tę wartość. «Rozszerzona subskrypcja offline» i przypisz mu numer 1 w odpowiednich gałęziach Rejestru kontrolujących licencje pakietu Office na danym komputerze.
Ustawiając tę wartość na 1, klient rozumie, że musi zezwolić rozszerzona subskrypcja bez łącznościJeśli w przyszłości zechcesz odwrócić sytuację i powrócić do domyślnego zachowania, po prostu ustaw tę samą wartość na 0 w tych samych klawiszach, co ponownie wymusi częstsze sprawdzanie.
Konieczne jest wprowadzenie tych zmian uprawnienia administratora I, jeśli to możliwe, postępując zgodnie z procedurą udokumentowaną przez dział IT, aby uniknąć błędów. Mimo to, w przypadku konkretnych zespołów lub scenariuszy testowych, takie podejście jest zazwyczaj znacznie szybsze niż wdrażanie lub modyfikowanie kompletnego obiektu zasad grupy.
Korzystanie z pakietu Office, gdy urządzenie traci połączenie z Internetem
Po włączeniu rozszerzonego dostępu offline zachowanie pakietu Office w przypadku awarii sieci jest dość przewidywalne. Jeśli komputer traci dostęp do internetuAplikacje będą działać z pełną funkcjonalnością przez okres 180 dni od ostatniej kontroli licencji.
Kiedy są w pobliżu 15 dni do wygaśnięciaUżytkownik otrzymuje powiadomienia w samym kliencie Office, które zachęcają go do połączenia się z internetem w celu odnowienia konta. Daje to wystarczająco dużo czasu na znalezienie sieci Wi-Fi, podłączenie kabla Ethernet lub po prostu włączenie mobilnego punktu dostępowego.
Gdy tylko urządzenie odzyska łączność, aplikacje nawiążą łączność z serwerami firmy Microsoft. odnów subskrypcję i licznik 180 dni zaczyna się od nowa. Dopóki firma utrzymuje aktywną subskrypcję, cykl ten może powtarzać się w nieskończoność.
W skrajnych przypadkach, gdy podłączenie urządzenia co sześć miesięcy jest naprawdę niemożliwe, jak w przypadku sprzętu wdrożonego w wyjątkowo odizolowane obiekty lub bardzo zamkniętych środowisk wojskowych — firma Microsoft oferuje dodatkowe, zarządzane przez dział IT mechanizmy umożliwiające ręczne przedłużanie licencji offline, zgodnie z wewnętrznymi zasadami.
Ograniczenia i uwagi dotyczące rozszerzonego dostępu offline
Rozszerzony dostęp offline jest bardzo wydajny, ale nie obejmuje absolutnie wszystkiego. Na początek, nie wszystkie aplikacje i scenariusze Są one uwzględnione, chociaż lista jest dość długa: Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, Publisher, Access oraz subskrypcyjne wersje programów Project i Visio dla systemu Windows.
Tak, podczas instalacji pakietu Office organizacja decyduje wyklucz którąkolwiek z tych aplikacji (na przykład Access lub Publisher) z parametrami takimi jak ExcludeApp, aplikacja ta nadal będzie niedostępna, nawet jeśli urządzenie obsługuje rozszerzony tryb offline. Innymi słowy, funkcja ta nie instaluje niczego, co nie zostało pierwotnie wdrożone.
Inną ważną kwestią jest to, że gdy sprzęt jest odłączony Nie będzie on automatycznie otrzymywał nowych funkcji ani poprawek zabezpieczeńZmusza to dział IT do opracowania konkretnego planu wdrażania aktualizacji w okresach wolnych połączeń lub za pośrednictwem mechanizmów offline przygotowanych dla środowisk o ścisłej kontroli.
Warto też sprawdzić co aktualizuj kanał Wersje aplikacji Microsoft 365 są odbierane (w ramach bieżącego kanału, miesięcznego kanału Enterprise, półrocznego kanału Enterprise itd.), ponieważ dostępność wersji 2002 lub nowszej — wymaganej do rozszerzonego dostępu offline — zależy właśnie od danego kanału i harmonogramu wydań firmy Microsoft.
Ostatecznie rozszerzony tryb offline jest po prostu kolejnym elementem większej układanki. dobrze zaplanowana strategia zarządzania urządzeniamii muszą współistnieć z polityką bezpieczeństwa, kontrolą wersji i przejrzystymi procedurami instalowania aktualizacji i korzystania z aplikacji w sytuacjach wymagających szczególnej ochrony.
Współpraca z użytkownikami zewnętrznymi: B2B, gośćmi i federacją
Nowoczesna współpraca w usłudze Microsoft 365 nie ogranicza się do współpracowników z kontami wewnętrznymi. Wiele organizacji potrzebuje praca ramię w ramię z klientami, dostawcami i partnerami zewnętrznymi które nie są częścią usługi Active Directory, a mimo to potrzebują dostępu do dokumentów, witryn lub spotkań.
Aby udostępniać pliki i witryny, SharePoint Online i OneDrive dla Firm Oferują bezpieczne udostępnianie zewnętrzne, oparte na szczegółowych uprawnieniach i różnych modelach uwierzytelniania. Można przyznać dostęp tylko do wybranych dokumentów lub bibliotek, a nawet generować linki z datami ważności lub ograniczeniami edycji.
W zakresie komunikacji w czasie rzeczywistym usługi takie jak: Skype dla firm (w starszych scenariuszach) i Microsoft Teams Umożliwiają one dostęp federacyjny i gościnny. W ten sposób osoby z innych firm mogą uczestniczyć w czatach, rozmowach i spotkaniach, korzystając z własnej tożsamości korporacyjnej, bez konieczności tworzenia dla nich tradycyjnych kont wewnętrznych.
Oprócz tego funkcjonalność Dostęp gościa w grupach pakietu Office 365Dzięki temu użytkownicy zewnętrzni mogą zostać dodani jako goście do grupy, dzięki czemu mogą uczestniczyć w rozmowach, przeglądać udostępniane pliki i śledzić aktywność bez pomijania żadnych szczegółów, zawsze przestrzegając zdefiniowanych zasad bezpieczeństwa i zgodności.
Administratorzy mają również raporty i narzędzia monitorujące które pomagają im sprawdzać, kto ma dostęp do poszczególnych zasobów, w razie potrzeby odwoływać uprawnienia i zapewniać, że model współpracy z podmiotami zewnętrznymi jest zgodny z wewnętrznymi zasadami i wymogami regulacyjnymi sektora.
Praca z udostępnionymi dokumentami w trybie offline: współtworzenie i synchronizacja
Jedną z największych zalet pakietu Microsoft 365 jest to, że możesz kontynuować pracę, nawet jeśli w danej chwili nie masz połączenia z siecią. praca nad współdzielonymi dokumentami a później synchronizować wszystko bez utraty zmian. Opiera się to głównie na repozytoriach w chmurze OneDrive i SharePoint.
Po otwarciu pliku przechowywanego w usłudze OneDrive lub bibliotece programu SharePoint z poziomu aplikacji Word, Excel lub PowerPoint (zarówno na komputerze stacjonarnym, jak i na urządzeniu mobilnym) możesz kontynuować edycję, nawet jeśli utracisz połączenie. Jeśli inne osoby dotykają tego samego dokumentu Jednocześnie, gdy będziesz offline, nie zobaczysz ich zmian, ani oni nie zobaczą Twoich.
Po ponownym połączeniu aplikacje wykryją, że istnieje oczekujące aktualizacjeKlient synchronizacji OneDrive obsługuje przesyłanie Twoich zmian i pobieranie zmian innych użytkowników, nawet po zamknięciu programu pakietu Office. Jeśli masz szczęście i nikt inny nie edytował tych samych fragmentów pliku, proces przebiegnie całkowicie bezproblemowo.
Jeżeli natomiast kilku użytkowników zmodyfikowało dokładnie tę samą sekcję w okresie offline, nastąpią następujące zdarzenia: konflikty edycyjneW takich przypadkach aplikacja powiadomi Cię i poprosi o wybranie wersji, którą chcesz zachować, lub sposobu połączenia zmian, zamiast nadpisywać zmiany bez pytania, narażając Cię na utratę zmian dokonanych przez innych użytkowników.
To zachowanie jest szczególnie istotne, gdy pracujesz z lokalnie synchronizowane foldery (typowe foldery OneDrive widoczne w Eksploratorze plików). Każdy zapisany tam dokument pozostanie dostępny offline i automatycznie zsynchronizuje się z chmurą, gdy urządzenie będzie ponownie online, integrując się z Outlookiem, Teams, SharePoint i innymi usługami.
Współtworzenie w programie Word: blokowanie akapitów i rozwiązywanie konfliktów
W programie Word funkcja współtworzenia została znacznie ulepszona, dzięki czemu wielu użytkowników może pisać jednocześnie, nie przerywając sobie nawzajem. Po zalogowaniu program stosuje niewielką blokowanie akapitówAkapit, który edytujesz, jest tymczasowo zarezerwowany, aby nikt inny nie mógł go zmodyfikować w tej samej chwili.
Gdy urządzenie się rozłączy i kontynuujesz pracę nad dokumentem, koordynacja w czasie rzeczywistym nie jest już możliwa. To otwiera drzwi do... dwie lub więcej osób modyfikuje ten sam akapit samo w sobie. To nieuniknione, gdy nie ma ciągłej komunikacji z serwerem w chmurze.
Po zapisaniu zmian i ponownym połączeniu Word porównuje Twoją wersję pliku z wersją przechowywaną w chmurze. Jeśli wykryje, że ktoś inny również edytował te same wiersze, wyświetli komunikat zapisz ostrzeżenie o konflikcie dzięki czemu będziesz mógł sprawdzić, co się zmieniło.
Z tego okna dialogowego możesz uzyskać dostęp do widoku porównawczego różnych wersji treści, wybrać tekst do zachowania, scalić wprowadzone zmiany lub, jeśli wolisz, zachować wersję innej osoby. Jest to bardzo podobne do pracy ze śledzeniem zmian, ale koncentruje się na… rozwiązuj jednoczesne problemy, nie niszcząc pracy innych osób.
Choć może to być nieco denerwujące, jeśli powtarza się to często, ten system jest tym, czego potrzebujesz gwarancje że wysiłek każdego członka zespołu jest szanowany, nawet w kontekście współpracy offline lub przy bardzo nieregularnych połączeniach.
Bezpieczne współtworzenie w programach Word, Excel i PowerPoint
Poza trybem offline, współtworzenie w usłudze Microsoft 365 przekształca dokumenty w współdzieloną, dynamiczną przestrzeń roboczą. W programie Word typowy przepływ pracy obejmuje zapisanie pliku w OneDrive lub witryna SharePoint a następnie kliknij przycisk „Udostępnij”, aby zaprosić inne osoby.
Ten przycisk jest dostępny zarówno w aplikacjach stacjonarnych, jak i w programie Word dla sieci Web, a także w Eksploratorze plików systemu Windows i Finderze na komputerze Mac, więc doświadczenie dzielenia się jest bardzo jednorodneZapraszając wewnętrznych współpracowników lub nawet użytkowników zewnętrznych, możesz zdecydować, czy będą mogli tylko przeglądać dokument, czy również go edytować.
Gdy różni użytkownicy otworzą plik i zaczną pracować, zobaczysz jego kursory i modyfikacje niemal w czasie rzeczywistymW zależności od sposobu zapisania zmian możesz także wstawiać komentarze, odpowiadać na wątki i oznaczać konwersacje jako zakończone, zachowując cały kontekst w samym dokumencie.
W programie Excel oprócz jednoczesnego współtworzenia, możliwości jego Historia wersjiW menu Plik → Historia możesz sprawdzić, kto i kiedy zmodyfikował skoroszyt, otworzyć poprzednie wersje, aby je porównać, a w razie potrzeby przywrócić jedną z nich. Jest to bardzo przydatne, gdy wielu użytkowników wprowadziło znaczące zmiany w krótkim czasie.
PowerPoint ze swojej strony koncentruje się na wyraźnym pokazywaniu kto edytuje każdy slajd i Funkcje współpracy w programie PowerPointU góry zobaczysz listę aktywnych użytkowników, a jednym kliknięciem możesz przejść do slajdu, nad którym pracuje każdy z nich. Aplikacja płynnie integruje się również ze Skype'em lub Teams, umożliwiając szybkie rozmowy głosowe lub wideo podczas dostosowywania prezentacji.
Outlook, OneDrive i inteligentne udostępnianie plików
Outlook ma także wiele do zaoferowania w zakresie współpracy, szczególnie w zakresie... wysyłanie i zarządzanie załącznikamiNowoczesne wersje zrezygnowały z przesyłania statycznych kopii dokumentów i priorytetowo traktują pracę z plikami przechowywanymi w chmurze.
Podczas próby dołączenia pliku program Outlook może zasugerować Automatyczne przesyłanie do usługi OneDrive lub witryny programu SharePoint Zamiast dołączać sam plik, wstaw link z zarządzanymi uprawnieniami. W ten sposób wszyscy odbiorcy będą mieli dostęp do tej samej treści, ze współautorstwem, historią wersji i bez zapełniania skrzynek odbiorczych duplikatami.
Kolejną poprawą jest lista najnowsze pliki który pojawia się po załączeniu pliku, dzięki czemu codzienna praca staje się dużo łatwiejsza: dokumenty, nad którymi pracowałeś wcześniej, są zwykle dostępne, dzięki czemu nie musisz przechodzić przez niekończące się ścieżki za każdym razem, gdy chcesz udostępnić coś w wiadomości e-mail.
W połączeniu z Synchronizowane foldery usługi OneDriveDzięki temu podejściu możesz kontynuować edycja i tworzenie dokumentów w trybie offline A gdy urządzenie znów będzie miało połączenie z siecią, wszystkie dane zostaną zsynchronizowane w tle i będzie można je udostępniać za pośrednictwem aplikacji Outlook, Teams, SharePoint lub innych, bez konieczności wykonywania dodatkowych czynności przez użytkownika.
Microsoft Teams jako centrum współpracy
Dla wielu organizacji, Zespoły Microsoft Teraz jest to centralny punkt czatów, spotkań, połączeń i plików. Jego integracja z resztą pakietu Microsoft 365 sprawia, że współpraca staje się o wiele bardziej naturalna, zarówno z pracownikami wewnętrznymi, jak i gośćmi zewnętrznymi.
Z poziomu aplikacji Teams możesz prowadzić ciągłe rozmowy za pośrednictwem kanałów lub prywatnych czatów, rozpoczynając Połączenia i wideorozmowy jednym lub dwoma kliknięciamiMożesz udostępniać ekran lub prezentować dokumenty pakietu Office bezpośrednio na spotkaniu. Pliki kanałów są przechowywane w bibliotekach programu SharePoint, a pliki prywatnych czatów w usłudze OneDrive. Wszystkie te funkcje umożliwiają współtworzenie i synchronizację offline.
Platforma umożliwia również bezpiecznie zapraszaj użytkowników zewnętrznych do określonych zespołów lub kanałów, dzięki czemu mogą uczestniczyć w codziennych operacjach projektu bez konieczności pełnej integracji jako pracownicy. Ta funkcja doskonale sprawdza się w przypadku udostępniania zewnętrznego SharePoint i OneDrive oraz w grupach Office 365 z gośćmi.
Wreszcie, aplikacja Teams oferuje konfigurowalne zakładki w każdym kanale, gdzie można przypinać Strony programu SharePoint, notatniki programu OneNote, pulpity nawigacyjne usługi Power BI i wielu innych aplikacjach, dzięki którym istotne dla zespołu informacje będą zawsze łatwo dostępne w jednym miejscu pracy.
SharePoint i jego połączenie z Teams i OneDrive
SharePoint pozostaje silnik treści W większości wdrożeń pakietu Microsoft 365 umożliwia on tworzenie witryn zespołów, witryn komunikacyjnych, bibliotek dokumentów i stron z wewnętrznymi wiadomościami lub kluczowymi zasobami dla projektów.
Strona główna programu SharePoint zazwyczaj wyświetla na pierwszy rzut oka ostatnia aktywność na stronie do których należysz, a także skróty do tych, z których korzystasz najczęściej. To znacznie przyspiesza początek dnia, ponieważ pozwala Ci szybko skupić się na bieżących projektach.
Integracja z Teams jest bardzo prosta: z poziomu kanału możesz nacisnąć przycisk „+”, aby dodaj kartę typu SharePoint i wybierz stronę lub bibliotekę, którą chcesz wyświetlić. Wszyscy członkowie zespołu będą mogli zobaczyć tę zawartość bez opuszczania Teams, co zmniejsza potrzebę przełączania się między aplikacjami.
W połączeniu z OneDrive ten model umożliwia również przechowywanie dokumentów w witrynach SharePoint synchronizowane lokalnie na komputerach, gotowe do pracy w trybie offline, a po nawiązaniu połączenia sieciowego odzyskują współautorstwo i historię wersji bez konieczności podejmowania przez użytkownika jakichkolwiek specjalnych działań.
OneNote, Sway i Yammer: kreatywna i społecznościowa współpraca
Współpraca w ramach pakietu Microsoft 365 nie ogranicza się wyłącznie do „klasycznych dokumentów”. Narzędzia takie jak OneNote, Sway i Yammer Zapewniają one bardziej kreatywną i społeczną warstwę, która dodatkowo korzysta z możliwości pracy bez konieczności ciągłego połączenia z siecią.
OneNote działa jak współdzielony notatnik Idealne na spotkania, burze mózgów lub projekty angażujące wiele osób. Każdy użytkownik może robić notatki jednocześnie w różnych sekcjach lub na różnych stronach, z informacją o autorze każdego wpisu – bardzo przydatne do późniejszego śledzenia postępów.
Sway jest ukierunkowany na tworzenie interaktywne prezentacje i narracje wizualneAplikacja oferuje funkcję o nazwie „Sways near me”, dzięki której dwóm użytkownikom znajdującym się blisko siebie można szybko połączyć swoje urządzenia i rozpocząć wspólną pracę nad tą samą treścią, wykorzystując bliskość (na przykład przez Wi-Fi lub Bluetooth).
Gdy zaprosisz bliskiego współpracownika i wyślesz zaproszenie do udostępniania, oboje możecie edytować Sway w tym samym czasie, włączając zdjęcia i filmy zrobione telefonami komórkowymiJest to bardzo praktyczne przy dokumentowaniu wizyt klientów, konferencji, wydarzeń firmowych lub podróży służbowych, podczas których połączenie może być przerywane.
Dzięki możliwościom udostępniania w systemie iOS możliwe jest również wysyłanie Swaya bezpośrednio z iPhone lub iPad za pośrednictwem poczty elektronicznej, wiadomości, mediów społecznościowych, a nawet do notatnika OneNote, co upraszcza dystrybucję tworzonych treści bez konieczności stosowania skomplikowanych procesów.
Yammer uzupełnia ten ekosystem jako wewnętrzna sieć społecznościowa firmyUmożliwia tworzenie społeczności zainteresowań, zbieranie pomysłów od pracowników z różnych działów i stref czasowych, przeprowadzanie ankiet, omawianie propozycji i śledzenie inicjatyw międzyfunkcyjnych, a wszystko to przy jednoczesnym przechowywaniu rozmów w jednym miejscu, dostępnym dla całej organizacji.
Typowe problemy z trybem offline i tylko do odczytu usługi Office 365
Jednym z zagadnień, które rodzą wiele pytań, jest zachowanie Office 365, gdy pracujesz w trybie offline A potem pojawia się przerażający komunikat: „produkt bez licencji” lub „można tylko przeglądać dokumenty, nie można ich edytować ani zapisywać”. Kilku użytkowników skomentowało tę sytuację: rzekomo wystarczy okresowe łączenie się, ale w praktyce aplikacje czasami przechodzą w tryb ograniczonej funkcjonalności szybciej, niż oczekiwano.
W standardowych modelach subskrypcji (bez rozszerzonego dostępu offline) pakiet Office wymaga Sprawdzaj licencję okresowoDzieje się to zazwyczaj mniej więcej co 30 dni. Jeśli urządzenie nie nawiąże kontaktu z serwerami aktywacyjnymi przez zbyt długi czas, aplikacje przestają działać z pełną wydajnością i przechodzą w tryb, w którym pozwalają jedynie na otwieranie dokumentów w trybie tylko do odczytu.
Gdy zalogujesz się ponownie i połączysz się z internetem w tym stanie, wszystko wraca do normy, ale gdy jesteś offline, okazuje się, że Nie możesz edytować ani zapisywaćJest to bardzo frustrujące i skłania niektórych użytkowników do rozważenia powrotu do wersji bezterminowych, takich jak Office 2010.
Aby zminimalizować te problemy, ważne jest, aby upewnić się, że subskrypcja jest aktywna i że użytkownik loguje się za pomocą poprawne konto powiązane z licencją i że urządzenie było w stanie połączyć się co najmniej raz w przewidywanym okresie. Jeśli scenariusz pracy wymaga ponad 30 dni bez połączenia, organizacja powinna poważnie rozważyć włączenie tej funkcji. Rozszerzony dostęp offline lub skorzystaj z alternatywnych modeli licencjonowania przeznaczonych dla środowisk bez łączności.
W praktyce dobry planowanie Zarządzanie IT — definiowanie komputerów, które potrzebują tego rozszerzonego trybu, okresowe sprawdzanie statusu licencji i przekazywanie jasnych instrukcji użytkownikom — zwykle wystarcza, aby uniknąć większości incydentów związanych z nieoczekiwanym przejściem w tryb tylko do odczytu.
Połączenie dobrze skonfigurowanych licencji, synchronizacji plików z usługami OneDrive i SharePoint, współtworzenia w programach Word, Excel i PowerPoint, integracji Outlook, Teams i SharePoint oraz obsługi narzędzi takich jak OneNote, Sway i Yammer sprawia, że ekosystem Microsoft 365 jest umożliwiają kontynuowanie współpracy nawet w przypadku zerwania połączeniajednocześnie zapewniając bezpieczeństwo, kontrolę wersji i elastyczność, jakich wymaga współczesna praca.
