Wprowadzenie Copilota do platformy Microsoft 365 zrewolucjonizowało sposób zarządzania usługą SharePoint Online i maksymalnego wykorzystania jej potencjału. Niezależnie od tego, czy jesteś administratorem, właścicielem witryny czy zaawansowanym użytkownikiem, prawdopodobnie zastanawiasz się, w jaki sposób możesz wykorzystać Copilot do inteligentnego i skutecznego zarządzania, ochrony i optymalizacji treści w swojej organizacji.
W tym szczegółowym przewodniku znajdziesz wszystko, co musisz wiedzieć, aby zarządzać usługą SharePoint Online za pomocą narzędzia Copilot, łączącego najlepsze cechy tradycyjnego administrowania z możliwościami sztucznej inteligencji. Omówimy wszystko: od kontrolowania rozrostu treści, przypisywania właścicieli, czyszczenia witryn, konfigurowania agentów i ochrony przed nadmiernym udostępnianiem, po bardziej zaawansowane sztuczki Copilot, które pomogą Ci zwiększyć produktywność i współpracę w Twojej organizacji, nie wspominając o wskazówkach dotyczących prywatności i bezpieczeństwa.
Dlaczego Copilot zmienia administrację SharePoint Online
Zintegrowanie rozwiązania Copilot z usługą SharePoint Online oznacza współpracę ze sztuczną inteligencją platformy Microsoft 365 w celu automatyzacji powtarzających się zadań, optymalizacji przepływów pracy i podejmowania świadomych decyzji w oparciu o dane organizacji. Produktywność i wydajność robią krok naprzód umożliwiając polecenie Copilotowi wygenerowania, podsumowania lub zintegrowania treści, jednak aby wszystko działało zgodnie z oczekiwaniami, istotne jest, aby administrowanie programem SharePoint było dobrze zaplanowane od samego początku.
Tak więc, Kluczem jest odpowiednie przygotowanie programu SharePoint, ustanowienie zaawansowanych zasad administracyjnych, sprawdzenie uprawnień oraz zapewnienie jakości i trafności treści., aby Copilot „zrozumiał” i miał dostęp wyłącznie do prawidłowych informacji.
Filary zaawansowanej administracji w SharePoint dla Copilot
Silna administracja SharePoint Online jest podstawą, na której Copilot może przynieść realną wartość Twojej firmie. Jak zaleca Microsoft w swojej oficjalnej dokumentacji, istnieją: trzy główne filary, którymi należy zarządzać ze szczególną uwagą Zanim zintegrujesz Copilot ze swoimi procesami pracy:
- Zarządzanie rozszerzaniem treści: Należy unikać duplikowania plików, dokumentów i witryn oraz zadbać o to, aby każda treść miała swój cel, spójną strukturę i jasno określone osoby za nią odpowiedzialne.
- Kontrola dostępu i udostępnianie: Ograniczenie tego, kto może udostępniać, modyfikować lub uzyskiwać dostęp do informacji, jest kluczowe dla ochrony poufnych danych i zapobiegania przypadkowym wyciekom. Copilot powinien widzieć tylko to, do czego każdy użytkownik ma uprawnienia.
- Zarządzanie cyklem życia treści: Nieaktualne dokumenty i witryny mogą utrudniać doświadczenie i zanieczyszczać wyniki Copilota. Utrzymywanie wszystkiego w czystości, aktualności i stosowności jest niezbędne.
Jak zoptymalizować rozszerzanie zawartości w programie SharePoint
Jeśli nie ustalisz jasnych limitów i reguł, platforma SharePoint może się rozrosnąć wykładniczo.Może to prowadzić do dziesiątek zduplikowanych witryn, plików, których nikt nie wie, do czego służą, i problemów z zarządzaniem. To tutaj zaawansowana administracja i Copilot współpracują, aby zoptymalizować doświadczenie:
- Ustanawia procesy tworzenia i przeglądania treści: Zawiera wytyczne dla właścicieli witryn, pozwalające tworzyć tylko to, co jest niezbędne, oraz okresowo przeglądać zarządzane przez siebie dokumenty i strony.
- Unikaj duplikacji: Użyj narzędzi audytu i raportów programu SharePoint, aby wykryć zduplikowaną zawartość i podjąć kroki w celu scalenia lub usunięcia niepotrzebnej zawartości.
- Zapewnia szkolenia i wsparcie: Copilot może pomóc w uzyskaniu odpowiedzi na często zadawane pytania i przeprowadzić użytkowników przez proces efektywnego tworzenia treści, ale należy się upewnić, że wszyscy znają ogólne zasady obowiązujące w organizacji.
Kontrola uprawnień i udostępnianie informacji
Jednym z największych zagrożeń, jakie czyhają na Copilota w związku z dołączeniem do organizacji, jest to, że może on uzyskać dostęp do informacji, do których nie powinien mieć dostępu, lub je rozpowszechnić. Domyślnie Copilot wymaga uprawnień od każdego użytkownika, ale jeśli ktoś udostępnił coś za dużo, sztuczna inteligencja również to zauważy.Musisz podjąć działania w zakresie:
Ustawienia udostępniania globalnego i dla poszczególnych witryn
- Przejrzyj domyślne opcje udostępniania: Ogranicz globalne udostępnianie linków do określonych osób zamiast włączania opcji „wszyscy oprócz użytkowników zewnętrznych”.
- Ukryj uprawnienia o szerokim zakresie: Jeśli to możliwe, wyłącz opcje takie jak „Wszyscy”, aby żaden użytkownik końcowy nie udostępnił przypadkowo zbyt wielu informacji.
- Poproś właścicieli witryn o zajęcie się wnioskami o dostęp: W ten sposób masz pewność, że za każdą udostępnianą treść zawsze odpowiada ktoś odpowiedzialny.
Narzędzia do identyfikacji i rozwiązywania problemu nadmiernego udostępniania
Firma Microsoft zaleca korzystanie z zaawansowane raporty w programie SharePoint aby zidentyfikować witryny, w których treści są udostępniane w nadmiarze, co może naruszyć bezpieczeństwo i zarządzanie. Istnieją dwa główne typy raportów:
- Raporty oparte na aktywności: Analizują najczęściej używane typy uprawnień w witrynie (np. „Wszyscy z wyjątkiem użytkowników zewnętrznych”, „Każdy, kto ma link” itp.) i pomagają wykryć punkty krytyczne.
- Raporty bazowe: Oceniają liczbę użytkowników z dostępem w porównaniu do określonego progu, aby zidentyfikować witryny narażone powyżej zalecanego progu. Mogą być generowane Korzystanie z programu PowerShell z modułem SharePoint Online.
Automatyczne debugowanie i czyszczenie witryn i treści
Nagromadzenie nieaktywnych witryn lub nieaktualnych treści nie tylko komplikuje administrację, ale może negatywnie wpłynąć na odpowiedzi dostarczane przez Copilot.Jeśli istnieją stare dokumenty lub witryny, do których nikt nie ma dostępu, Copilot może dostarczać nieistotne dane lub przekraczać limity prywatności. Aby to zrobić:
- Wykonaj dyrektywy nieaktywnej witryny: Możesz skonfigurować reguły, które automatycznie identyfikują witryny, które nie widziały żadnej aktywności przez pewien czas. Właściciele witryn otrzymają powiadomienia i mogą wskazać, czy nadal są potrzebne.
- Filtruj i raportuj w mniej niż pięć minut: Dzięki usłudze SharePoint możesz szybko wygenerować raport dotyczący niedziałających witryn. Możesz także poprosić usługę Copilot o pomoc w interpretacji danych i zaproponowanie działań.
- Ustala fazy eliminacji: Jeśli witryny nie są już potrzebne, ustaw je jako „tylko do odczytu” i przygotuj do archiwizacji w usłudze Microsoft 365. W zależności od ustawień okres archiwizacji witryn wynosi 3, 6, 9 lub 12 miesięcy.
Przypisanie i zatwierdzenie właścicieli witryn
Konieczne jest posiadanie co najmniej dwóch prawowitych właścicieli każdej działki. dla ciągłości administracji i zarządzania. Właściciele są odpowiedzialni za przeglądanie dostępu do treści, czyszczenie nieaktywnych witryn i odpowiadanie na audyty bezpieczeństwa. Microsoft zapewnia:
- Dyrektywy dotyczące własności witryny: Możesz uruchomić zasady w trybie symulacji, aby znaleźć witryny bez wystarczającej liczby właścicieli, a następnie wywołać powiadomienia, aby zachęcić użytkowników do przejęcia własności.
- Okresowa aktualizacja: Ustaw przypomnienia, aby sprawdzić ważność danych właścicieli, zwłaszcza w lokalizacjach o kluczowym znaczeniu dla działalności.
Kontrola dostępu przez Copilota
Gdy Copilot odpowiada na zapytanie, robi to na podstawie grafu Microsoft i uprawnień każdego użytkownika. Ale Jeśli nie sprawdzisz, kto ma dostęp do poszczególnych dokumentów, możesz mieć niespodzianki.Aby monitorować i udoskonalać tę funkcję, użyj:
Recenzje dostępu do witryny
- Właściciele witryn sprawdzają listę użytkowników i uprawnień: Mogą określić, czy dostęp jest akceptowalny, czy też należy go ograniczyć. Jeśli wykryją nadmierny dostęp, mogą go skorygować z panelu recenzentów.
- Zaawansowane panele administracyjne: Dzięki nim możesz szybko zobaczyć najbardziej narażone miejsca i podjąć szybkie działania, zanim Copilot je uwzględni.
Szczegółowe zasady dotyczące pilota drugiego
- Ograniczona kontrola dostępu (RAC): Ogranicz dostęp do określonych grup, tak aby tylko one mogły przeglądać lub uzyskiwać dostęp do treści za pomocą Copilota.
- Ograniczona treść (wykrywanie): Umożliwia prawidłowe funkcjonowanie witryny, ale zapobiega wyświetlaniu jej zawartości w wynikach wyszukiwania Copilot lub wyszukiwania organizacyjnego.
Proaktywne zarządzanie miejscami o znaczeniu krytycznym
Istnieją miejsca, które ze względu na swój charakter wymagają maksymalnej ochrony i kontroli. W takich przypadkach firma Microsoft zaleca podjęcie bardziej restrykcyjnych środków.:
- Stosuj RAC od samego początku cyklu życia witryny.
- Użyj funkcji wykrywania ograniczonych treści, aby pozostawić uprawnienia bez zmian, ale jednocześnie chronić się przed atakiem Copilota.
- Rozważ zablokowanie pobierania lub ograniczenie dostępu do szczególnie poufnych dokumentów, w tym nagrań z aplikacji Teams.
- Zastosuj szyfrowanie z prawami ekstrakcji do ważnych dokumentów.
Zarządzanie agentami w programie SharePoint za pomocą Copilot
W ramach programu SharePoint Copilot współpracuje również z systemem agentowym które mogą być tworzone, edytowane i udostępniane przez członków witryny. Są to małe, zautomatyzowane narzędzia lub niestandardowe kreatory, które usprawniają administrowanie witryną:
Zarządzanie agentami i zatwierdzanie
- Każdy członek może tworzyć agentów: Użytkownicy mający odpowiednie uprawnienia mogą tworzyć własnych agentów i udostępniać ich.
- Właściciele witryn zatwierdzają agentów: Tylko zatwierdzeni agenci są dostępni dla wszystkich użytkowników, co zapewnia kontrolę i jakość.
- Domyślne przypisanie agenta: Możesz wybrać, który agent będzie ładowany domyślnie dla danej witryny, dzięki czemu dostęp do typowych funkcji będzie łatwiejszy.
Usuwanie i zarządzanie agentami
- Agentów można usuwać tak jak każdy inny plik, uzyskując dostęp do pliku .agent i używając menu kontekstowego.
- Więcej informacji o agentach można znaleźć w konkretnej dokumentacji z odpowiedziami na często zadawane pytania i linkami do oficjalnych źródeł.
Wymagania i kroki umożliwiające włączenie funkcji Copilot w usłudze Microsoft 365
Przed użyciem usługi Copilot w witrynach usługi SharePoint Online należy się upewnić, że: Twoja organizacja spełnia wymagania dotyczące licencjonowania i konfiguracji:
- Ważna licencja drugiego pilota: Tylko użytkownicy z subskrypcją Microsoft 365 Copilot mogą uzyskać dostęp do Copilot w aplikacjach. Ważne jest, aby mieć z nim powiązane prawidłowe konto.
- W przypadku firm wymagana jest subskrypcja Microsoft 365 Business Basic, Business Standard, Business Premium, E3, E5, F1 lub F3 z włączoną funkcją Copilot.
- Popraw ustawienia prywatności: Ważne jest, aby w sekcji prywatności aplikacji Microsoft 365 były włączone opcje „Środowiska analizujące zawartość” i „Wszystkie połączone środowiska”.
Często zadawane pytania dotyczące Copilot w usłudze SharePoint Online
Integracja Copilota z programem SharePoint budzi wiele pytań, warto więc przejrzeć kilka ważnych kwestii:
- Gdzie pojawia się Copilot? Jeśli posiadasz odpowiednią licencję i konfigurację, Copilot jest dostępny na karcie Narzędzia główne w programach Word, Excel, PowerPoint i Outlook, a także w samym interfejsie usługi SharePoint Online.
- Kto może tworzyć i korzystać z agentów? Każdy członek posiadający odpowiednie uprawnienia może tworzyć agentów, ale ich zatwierdzenie i publikacja zależą od właścicieli witryny.
- W jaki sposób kontrolowana jest prywatność i bezpieczeństwo? Copilot ma dostęp wyłącznie do informacji widocznych dla każdego użytkownika, ale za ustawianie uprawnień i zasad odpowiada administrator lub właściciel witryny.
Nadchodzące ulepszenia: sztuczna inteligencja i dopasowywanie semantyczne
Firma Microsoft pracuje nad nowymi narzędziami opartymi na sztucznej inteligencji, takimi jak dopasowywanie semantyczne, które mają ułatwić wykrywanie witryn o podobnych wzorcach lub problemach. Umożliwi Ci to przeanalizowanie całego otoczenia i znalezienie, dzięki sztucznej inteligencji, innych witryn, które mogą mieć podobne zagrożenia lub potrzeby do tych, które już zidentyfikowałeś., co pozwala na dalszą optymalizację zarządzania informacjami i ich ochrony.
Zrozumienie i opanowanie wszystkich tych narzędzi i najlepszych praktyk pozwoli Ci w pełni wykorzystać potencjał integracji Copilot z SharePoint Online. Zaawansowane zarządzanie w połączeniu z odpowiednią polityką kontroli i czyszczenia gwarantuje o wiele bezpieczniejsze, zoptymalizowane i produktywne środowisko dla wszystkich użytkowników.minimalizując ryzyko i czyniąc ze sztucznej inteligencji prawdziwego sojusznika w codziennej pracy. Udostępnij tę informację, a więcej osób dowie się o tym narzędziu..